如何接電話？這是國際上許多大公司作為培訓其員工職業化程度的一項內容。比如微軟公司的員工拿起電話，第一句話肯定是："你好，微軟公司!"有一次，公司舉行慶祝會，員工們集體在一家賓館住宿。深夜，某項活動日程臨時變動，前臺小姐只得一個個打電話通知。第二天她面露驚奇:"你知道吧?我給145個房間打電話，起碼有50個電話的第一句話是’’’’你好，微軟公司’’’’。"在深夜里迷迷糊糊地接電話，第一句話依然是"你好，微軟公司"，可見微軟文化的力量，同時也顯示了微軟人的職業水準。  
    日本一學者說過這么一段話很有道理： 
    “不管是在公司還是在家庭里，憑這個人在電話里的講話方式，就可以基本上判斷出其‘教養’的水準。我每天除收到好多預約講演的信件，還接到很多委托講演的電話。我憑著對電話里的講話方式就能判斷其修養如何，憑對方在電話里的第一句話就可以基本決定我是去講還是不去講。”
如果說“文如其人”，那么，不妨也可說“話如其人”。目前用電話通話，互不見面，語言是惟一的信息載體。因此，打電話的藝術，主要是體現在語言的表達上。
    為此，必須從整體效果上考慮掌握以下幾個方面的原則：

    (一)時間控制原則 
    時間控制，包括打電話時間的選擇和電話交談所持續的時間。除了緊急的要事以外，一般在以下時間是不適宜打電話的，否則是一種很不禮貌的行為： 
    ①三餐吃飯的時間； 
    ②早晨7時以前； 
    ③晚上10時半以后。 
    電話中交談所持續的時間，也是打電話的禮貌之一。打電話的時間一般以3～5分鐘為宜。如果一次電話要占用5分鐘以上的，就應該首先說出你要辦的事，并問一下："您現在和我談話方便嗎?"假如這時不方便，就和對方另約一個時間。
    （二）起始語控制原則 
    起始語控制，是指電話接通時第一句話的語言要求。首先，應該在對方還沒有開口問你的大名之前，就報出自己的身份或名字。如：“我是華聯商廈，請問貴廠的‘古馬牌’羊毛衫可以提貨了嗎？”其次，尋人稱謂要明確。特別是往一個不太熟悉的單位找人，更不宜直接用簡稱。如：“我是老楊，找小李接電話!”你是哪個老楊?找男小李還是女小李?對方肯定會糊涂。再次，要注意文明禮貌。請看一例：
　　“喂!王華在嗎？”
　　“對不起，他不在。您有什么事需要……”(還沒等對方說完第二句話，就搶著說)
　　“不在，算了，算了！”(咔嚓，掛斷了電話)
　　這種冒失行為，給人留下了不禮貌的印象，也有損自我形象。 

    （三)語氣語調控制原則 
    電話語言藝術，不僅要堅持用"您好"開頭，"請"字在中，"謝謝"結尾，更重要的是必須控制語氣語調。比如，對電話總機小姐來說，同樣一句常用的話務用語"占線"，用不同的語氣語調表達出來，產生的效果是不一樣的。有一位軍隊話務員深有體會地說："語調過高，語氣過重,會使用戶感到尖刻、嚴厲、生硬、冷淡、剛而不柔；語氣太輕，語調太低，會使用戶感到無精打采、有氣無力；語調過長又顯得懶散拖沓，語調過短又顯得不負責任。一般說來語氣適中、語調稍高些、尾音稍拖一點才會使用戶感到親切自然。
另外，有些話務用語，以祈使句、疑問句替代陳述句，語言效果也會好得多。如：替代后的語氣，不管語調怎么變化，用戶也不會產生不悅情緒，相反，感到電話總機小姐誠懇可親，是帶著微笑在說話。

    (四)情緒調適原則 
    情緒調適，是指心情不佳時或事情很急時，希望能用最簡單的語言，最快的速度解決問題的語言控制。如果是情緒影響了語言，那么，結果將適得其反。請看下面兩個事例——
A例：
　　“喂，市經委嗎?胡明同志在嗎?”
　　“他不在。”
　　(急不擇言)“怎么會不在？！”
　　(火了)“我怎么知道！”
　　(語塞)“那、那、那就跟你說吧。”
　　“對不起，你呆會兒再打吧！”
B例：
　　“市經委嗎?請問胡明同志在嗎”
　　“對不起，他不在。"”
　　“哦，同志，那對您說也一樣。我是百貨公司的……”
　　“好，請說吧。” 
    A例，由于操之過急，說話得罪了人，事情反而沒有辦成；而B例，由于調整了情緒，注意了語言，事情很順利地辦成了。可見，要想把急事辦妥，打電話時必須注意說話從容，交待明確，切不可急得開口就嗆人，讓人一聽就冒火。 
    人們對于怎樣接電話也是很敏感的。這個問題，日本學者認為：“在現代化大生產的公司里，職員的使命之一，是一聽到電話鈴聲就立即去接。遺憾的是，我往外掛電話時，常常聽到電話呤-呤-呤……反復直響卻沒有人接。電話鈴聲響了五次都沒有人去接的公司，肯定不會有大作為，這肯定沒有錯，因為這至少說明這個公司毫無一點時間的價值觀念。再退一步說，如果一個辦公室里的人員真的忙得連接電話的時間都沒有，那又何必把電話設在這樣的辦公室里呢?更何況，根本不可能忙到如此程度。” 
    這一段話是很有針對性的。特別是替別人接電話(指受話人不在)，也應該注意禮節。因為，打電話的人看不見發生了什么事，要向他作充分的解釋，而不能簡單地說：“他出去了”、“他不在”、“不知道”等，而應說：
　　“陳先生剛出去，我幫您留話好嗎？”
　　“他正在和人談話，我告訴他，讓他給您去電話，好嗎？”
　　“陳先生出差去了，由張先生替代他的工作，您愿意和他講話嗎？”
打電話的藝術，除了上述講的時間控制、起始語控制、語氣語調控制和情緒調適外，還應注意：假如是與外賓、上級、長輩等通話，不論是打方或受方，必須在談話結束后，聽到對方確實把話筒放下，然后，再把電話掛掉，這也是打電話中應有的禮貌規范。

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